Saiba como nunca perder uma ligação do seu cliente

Planeje a disponibilidade do seu sistema de comunicação

Cada vez mais as empresas dependem da disponibilidade de um sistema de comunicação para executar tarefas e entregar seus produtos aos clientes. Neste post, vamos abordar assuntos relacionados a importância em ter um sistema de comunicação sempre disponível e também sobre como as empresas são afetadas quando ocorre a interrupção de sistemas que comprometem sua capacidade de comunicação e desempenho comercial.

Podemos entender a disponibilidade de sistemas como sendo a capacidade da plataforma manter-se em operação de acordo com o nível de disponibilidade exigido pela empresa. Durante seu funcionamento, o sistema deve ter capacidade de disponibilizar seus recursos aos usuários sem comprometer sua operação, garantindo a execução de tarefas e o alcance de objetivos a ele atrelados. Como exemplo de um sistema de comunicação, podemos citar um PABX IP que ao estar disponível garante o recebimento e realização de ligações na empresa, permite que negociações sejam realizadas e ainda disponibiliza informações referente ao uso dos recursos de comunicação feito pelos usuários.

De acordo com o framework ITIL, gerenciamento de disponibilidade é o processo que visa aperfeiçoar a capacidade da infraestrutura de TI, serviços e suporte para prover, a custo efetivo, um nível de disponibilidade que permita ao negócio atender a seus objetivos.

Aspectos que envolvem a disponibilidade de um sistema de comunicação

Aspectos que envolvem a disponibilidade de um sistema de comunicação como o PABX IP da Canal Telecom, são pensados desde a concepção do projeto e verificados mesmo após implantação no cliente. Abaixo estão listados alguns pontos importantes que devem ser considerados no momento em que a necessidade de compra ou atualização do seu atual sistema de comunicação surgir.

Quantidade de usuários: Saber qual o número atual de usuários e possível expansão deste número ajuda no dimensionamento do projeto. Quanto maior o número de usuários, melhor preparado deve estar o sistema de comunicação em relação a hardware e software para atender a demanda que será gerada.

Tipo de tecnologia utilizada da operadora: Saber o tipo de linha telefônica ou tecnologia contratada junto a operadora pela empresa, facilita a coleta de informações referente a quantidade de chamadas que podem ser realizadas e recebidas simultaneamente. Não ter esta informação, pode comprometer a disponibilidade do sistema de comunicação, impedindo você de estar sempre disponível aos clientes e usuários da solução.

Setores que serão atendidos: Conhecer o processo dos setores que serão atendidos facilita a definição de funcionalidades e recursos que o sistema de comunicação deverá fornecer. Cada área atendida requer ferramentas e recursos diferentes para as atividades realizadas.

Os pontos acima citados, são apenas alguns dos critérios que devem ser levados em conta para que se consiga ter um sistema de comunicação sempre disponível. Alguns outros critérios que precisam ser considerados são: Confiabilidade do hardware e software utilizado, integridade das informações disponibilizadas e segurança nas ações executadas dentro da solução. Estes são critérios validados por fornecedores de qualidade, que irão entender seu ambiente e lhe apresentar uma solução personalizada para as suas demandas.

Impactos causados pela indisponibilidade do sistema de comunicação

Uma solução de comunicação indisponível (desligada, travada, com alto processamento ou falhas intermitentes, etc) atinge diversas áreas dentro da empresa e consequentemente as atividades realizadas por elas. Como exemplo podemos citar:

Área comercial: Perda de vendas! A indisponibilidade de comunicação nesta área influencia diretamente o resultado final do setor, impossibilita o cliente de entrar em contato com o vendedor e dificulta o alcance de objetivos.

Área financeira: As atividades impactadas pela indisponibilidade de comunicação na área financeira gera efeito na comunicação com fornecedores, impede que ligações sejam realizadas para verificação de pagamentos e todas as demais atividades passam a ficar comprometidas.

Setor de entregas: Muita comunicação ocorre entre a equipe de entregas, a empresa e o cliente até que o processo seja realizado completamente. Não haver disponibilidade do sistema de comunicação para manter as pessoas envolvidas neste processo sempre trocando informações, compromete a qualidade do serviço fornecido ao cliente e a credibilidade da empresa perante o mercado.

Outros problemas relacionados a comunicação que afetam de forma geral todos dentro da empresa podem ser citados como: lentidão na entrega de processos, erros de produção, trabalhos duplicados, desconhecimento das prioridades diárias, baixa resolução de problemas (internos e externos), etc.

Tecnologias que facilitam a comunicação

Ao alinhar a necessidade da comunicação empresarial com as tecnologias existentes no mercado, o sistema de comunicação torna-se uma importante ferramenta estratégica dentro da empresa. Abaixo estão descritas algumas tecnologias que atendem diversas demandas e que ao serem incorporadas junto ao sistema de comunicação IP, poderão facilitar o contato e troca de informações.

Número virtual (DID): Ao utilizar esta opção, a recepção e realização de ligações ocorre através de um serviço virtual que utiliza a internet como meio de transporte da informação entre origem e destino. A utilização de um número virtual permite que clientes de locais distantes (cidades, estados) entrem em contato com a empresa tendo o custo de uma ligação local e a vantagem para a empresa é poder utilizar esta opção em diversas localidades sem necessidade de investir fisicamente em novos equipamentos ou equipe para isso.

Cloud IPPBX (IPPBX na nuvem): A utilização do Cloud IPPBX é uma vantagem para empresas que identificaram a necessidade de investir em um novo sistema de comunicação e querem iniciar no mundo da telefonia IP sem ser necessário investir em uma central e equipamentos físicos. Esta opção atende diversas demandas de comunicação, mantém equipes em contato e reduz a necessidade de grandes investimentos iniciais.

Clique aqui e assista nosso vídeo explicativo da solução Cloud IPPBX

Quer ter um sistema de comunicação IP pronto para atender suas demandas, que estará corretamente dimensionado para o seu ambiente e sempre disponível para clientes e realização de negócios? Conheça as soluções da Canal Telecom, veja nossos cases e entre em contato conosco. Temos o conhecimento e as soluções necessárias para atendê-lo da melhor forma possível.

Créditos de imagem: Shutterstock/chainarong06

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